Enne … nu Actie! Meten en bijsturen.

Enne … nu Actie! Meten en bijsturen.

Kom in actie ! Ga meten en bijsturen.

In het vorige artikel “Visiebord, … En nu actie !” heb ik gesproken over het stellen van doelen en de daarbij horende concrete acties. De volgende stap is dan natuurlijk: opvolging van de acties.

Het maakt niet uit welk onderwerp je wil gaan meten en opvolgen. Laten ons er voor dit artikel vanuit gaan dat we een project opvolgen.

Je hebt nu van je project een overzicht gemaakt van al je acties volgens het SMARTI principe zoals in het vorige artikel beschreven. Het komt er nu op aan om je acties op regelmatige basis te gaan evalueren.

 

Hoe dikwijls ga je meten?

Dit hangt van de looptijd van je project af, laat ons eens naar 2 voorbeelden kijken:

  • Looptijd van een jaar: Je volgt je vorderingen best maandelijks op, vaker mag natuurlijk ook.
  • Looptijd van een maand: Een wekelijkse of in sommige gevallen dagelijkse opvolging, is een noodzaak wil je tijdig kunnen bijsturen.

Ga je voor minder meetpunten of opvolgmomenten, dan bestaat de kans dat je je focus verliest. Verlies van focus, is verlies van aandacht.
De kans is nu reëel dat je vorderingen minder snel gaan en het behalen van je einddoel in het gedrang komt.

Als je enkel op het eindresultaat meet, mis je ook alle mogelijkheden om onderweg bij te sturen.
Het is alsof je geblinddoekt tegen hoge snelheid op een autoweg aan het rijden bent. Je hebt totaal geen zicht op de omgeving: de weersomstandigheden, de drukte op de weg, mogelijke files, … Enkel op het eind van de rit meet je de schade op.

 

Wat is het doel van zo’n opvolgsysteem?

Je wil op een snelle en gemakkelijk bij te houden manier, een overzicht hebben van de stand van zaken. Je verwacht een overzichtelijk en duidelijk beeld dat weergeeft waar je op dat moment staat met het behalen van je doelen.

 

Hoe volg ik mijn vorderingen op?

Als je een voorkeur hebt voor een ruimtelijk-visuele instelling, dan kies je best een visuele werkwijze om alles op te volgen. Een meetsysteem wat je in 1 oog opslag vertelt waar je staat.

Een klassieke Excel tabel in combinatie met een grafiek bijvoorbeeld. Om overal toegang te hebben op je actie overzicht, zou je dit meetsysteem ergens op het internet kunnen bewaren. Denk bijvoorbeeld aan Evernote of dropbox. In elk geval blijf je afhankelijk van een of ander electronisch toestel (PC, tablet PC, smart phone, …) om de status te bekijken.

Een bord wat goed zichtbaar in je werkplek hangt, is ook een eenvoudig & goedkoop alternatief. Je kan manueel de tabel tekenen en met de hand “turven” (streepjes zetten) telkens je een actie hebt afgewerkt.

Laatst zag ik bij mijn collega Johan D’Haeseleer een bord met gekleurde post-its: elke actie had een kleur. Op de ene post-it stond het te behalen doel, op de andere van dezelfde kleur de vorderingen.

  • doel => als je het kent = resultaat
  • doel => als je het nog niet kent = inspanning

Natuurlijk moet je met een manuele methode, de gegevens achteraf nog verwerken in een grafiek of tabel. Dit kost je extra tijd, het gaat niet vanzelf.

Als dagelijkse reminder en om het saaie opvolgen een beetje speelser te maken, kan zo’n leuke manuele methode wel tellen.

Een bijkomend voordeel is de sociale controle: door dit kleurrijke bord centraal op te hangen in je kantoor, valt het iedereen die binnenkomt onmiddellijk op. Telkens iemand je om uiteg vraagt of hierover een opmerking maakt, is het voor jezelf een bijkomende herinnering aan de openstaande acties.

 

Ga ik mijn vorderingen vieren?

Als je je doelen uitdagend hebt gesteld, dien je jezelf echt te stretchen, wil je het bereiken. De weg is lang, de kansen om je motivatie te verliezen en af te haken, zijn groot.

Sta dus ook regelmatig stil bij alle successen die je op je weg behaald hebt. Ze zullen je motiveren om te blijven doorgaan.

Een goed meetsysteem, laat zien waar je een tandje bij moet steken. Het toont je ook de acties die afgewerkt zijn en die gevierd mogen worden.

“Maak het zo gemakkelijk mogelijk, dan is het zeker dat het gebeurt”
(Johan D’Haeseleer)

Hoe ziet nu zo’n speels en uitdagend meetsysteem eruit?

Zoek het systeem wat bij jouw manier van werken en denken past.
Alle hier boven beschreven elementen, vormen de criteria voor een goed “scorebord”.

Johan schreef een artikel op de blog van Extra Tijd “Angry Birds toont je hoe“.
Als samenvatting de 6 kenmerken waaraan een goed scorebord volgens Johan best voldoet:

  1. is visueel
  2. toont resultaat van je acties
  3. is motiverend
  4. het geeft je feedback
  5. het is een beloning voor je vooruitgang
  6. laat je bij sturen

Laat je leiden door de bovenstaande criteria.
Ga spelen, ga experimenteren !

 

We horen graag welke scoreborden jullie ontworpen hebben.

  • Wat werkt voor jullie?
  • Welke “fun” elementen gebruiken jullie?
  • Hoe schakelen jullie de competitie in?
  • Hoe laten jullie je uitdagen om te slagen?

Laat je inspireren en aarzel niet om te reageren via deze blog.
Dit artikel is geschreven door Saskia Smet

 

Wil je meer weten?

Geprikkeld door dit artikel? En kan je hulp gebruiken om jouw toegevoegde waarde zichtbaar te maken?

1Reactie

Geef een reactie