7 gezichten van Anders Denken (deel6): Hoe werk jij het liefst?

7 gezichten van Anders Denken (deel6): Hoe werk jij het liefst?

Hoe werk jij het liefst?

anders denken, visueel-ruimtelijke denkers, stappenplan, procedure, processen, structuur, sneller, efficiënter. Hoe werk jij het liefst?

 

Processen en procedures vastleggen

Nu streven organisaties ernaar om activiteiten zoveel mogelijk te beschrijven in processen en procedures.

Een stappenplan of procesbeschrijving geeft houvast om taken te herhalen, om sneller en efficiënter te werken, kwaliteit beter te borgen, taken kunnen door verschillende personen op exact dezelfde manier uitgevoerd worden, enz.

Er zijn ook nadelen aan vastleggen: soms worden activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan zonder dat iemand dit ooit in vraag gaat stellen.

 

Een voorbeeld:

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van overgrootmoeder.
Het meisje vertelt het familierecept aan haar vriend. Het gaat als volgt: “Neem een rosbief van 1 kg. Snij aan beide kanten een stukje af, alvorens je de rosbief in de ovenschotel zet. Braad de rosbief in de oven.”
Verwonderd vraagt de vriend: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?”; Waarop zijn vriendin en haar moeder hem het antwoord schuldig moeten blijven.
Bij het horen van dit verhaal, moet overgrootmoeder hartelijk lachen: “Toen ik leerde koken, was mijn braadslede te klein voor een rosbief van 1kg en dus sneed ik er 2 stukken af zodat de rosbief er wel in kon. Ik wist helemaal niet dat jullie dat nog steeds doen!”

 

Numentum familie recept rosbief

 

Geen vastgelegde structuren

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat activiteiten veel sneller kunnen uitgevoerd worden.

Geen vaste processen of procedures volgen, leidt dikwijls ook tot chaotisch werken: snel afgeleid zijn door allerhande externe factoren, afdwalen, kans om stappen over het hoofd zien, enz.

Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze goed om tot nieuwe ideeën te komen. Voor dagelijkse taken is zonder stappenplan werken waarschijnlijk minder efficiënt.

AndersDenken, Beelddenkers of visueel-ruimtelijke denkers, zijn veel gevoeliger voor afleiding. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen.

Stel dat een van je medewerkers een uitgesproken voorkeur heeft voor beelddenken.
Het is lastig om deze persoon te motiveren om de stap voor stap een proces te volgen omdat dit tegen hun natuur in gaat: ze zien eerst het eindresultaat voor ogen en gaan dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat kunnen komen. (zie deel 7)

In veel organisaties zijn procedures niet altijd up to date of maken de medewerkers voor zichzelf aanpassingen om makkelijker te kunnen werken. Deze elementen geven een beelddenker extra stress.

 

Numentum toegangspasEen voorbeeld:


Ik had een opdracht bij een grote organisatie. Ik werkte buiten de kantooruren op verschillende locaties. De centrale dienst gaf me de veiligheidsprocedure die ik diende te volgen om overal toegang te krijgen. De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig.
Wat bleek?
Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan. In elke vestiging verliep het toegangsproces anders. Ongeschreven regels die in sommige gevallen afhingen van de medewerker achter de toegangsbalie.
Er was absoluut geen lijn in te trekken en telkens maakte ik fouten. Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

 

Geen of wel vastgelegde processen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen. In organisaties is het ook niet altijd mogelijk om iedereen zijn “unieke” werkwijze te laten ontwikkelen.

Anderzijds, als je als beelddenker een aantal taken hebt die steeds terugkomen, kan een handige en overzichtelijke checklijst je helpen. Beelddenkers houden meestal ook niet van routine taken. Kan je met je checklijst sneller en efficiënter doorwerken, dan heb je meer tijd over voor taken die je wel boeien. Een 2de voordeel om toch soms een checklijst te gebruiken.

 

Ruimte om zowel een vastgelegd proces of een eigen werkmethode te volgen?

Stel dat je op je werk alle ruimte krijgt om te kiezen: ofwel via het geijkte stappenproces ofwel via een eigen werkmethode.

Voor iedereen die de 2de methode verkiest, zijn volgende afspraken van bij de start noodzakelijk om wrevel en discussies voorkomen:

  1. Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
  2. Definieer het kader waarbinnen je de oplossing of methode mag zoeken.

 

Een voorbeeld:

Ons eindresultaat is een schilderij op doek met een metalen omlijsting.
In dit geval is het werkveld of kader waarbinnen gewerkt dient te worden het doek.
De grootte en het materiaal van het doek, zijn vanaf de start bekend.
Het “wat” is bepaald.
Het “hoe” of de weg er naartoe, ligt open. Het werkkader is wel gedefinieerd.

 

Conclusie:

Vastleggen in processen of werken binnen een bepaald kader naar een omschreven doel, er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen.
Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je voorkeur.

Wil je je eigen methodes eens in vraag stellen? Omschrijf duidelijk het eindresultaat, definieer het kader en laat een beelddenker een werkwijze bedenken.

 

Wil je graag reageren op deze tip?

Voel je vrij om dit hier te doen !

 

Het laatste deel in deze reeks 7 gezichten van Anders Denken (deel7): Hoe pak je problemen aan?

 

Dit artikel is geschreven door Saskia Smet

bron afbeeldingen: Pixabay

 

Wil je meer weten?

Geprikkeld door dit artikel? En kan je hulp gebruiken om jouw toegevoegde waarde zichtbaar te maken?

8 Reactie's
  • Sara Van Malderen
    Geplaatst op 22:51h, 08 oktober Beantwoorden

    Saskia,
    ik heb het moeilijk met het afwerken van een to do-lijstje met stappenplan voor een project. hoe pak jij dit aan? ik wil echt wel efficiënt werken, maar elke keer zie ik enkel verbeteringen en kom ik vaak niet toe aan het gewone afwerken van de taken die eerst gelanceerd moeten… best wel lastig in een drukke opstart van een eigen zaak…

    • Saskia Smet
      Geplaatst op 16:04h, 10 oktober Beantwoorden

      Dank je wel voor je reactie, Sara.
      Dit is heel herkenbaar. Ik heb dit al een aantal keer opgenomen in een masterclass.

      Het is een complex probleem dat veroorzaakt wordt doordat
      1) we constant nieuwe ideeën of verbeteringen zien;
      2) we meestal minder goed zijn in het stap voor stap afwerken van ToDo lijstjes;
      3) om een idee uit te voeren of af te werken, moet je op een bepaald moment beslissen: “nu is het klaar (of goed genoeg)”; dit wil zeggen dat je aan de slag gaat om het stap voor stap uit te werken en geen wijzigingen of verbeteringen meer toelaat voor het project is afgerond.

      In dit artikel vind je een aantal tips die je op weg zetten:
      Wanneer is goed, goed genoeg om …?

      Succes!

  • Danielle Cobbaert
    Geplaatst op 14:21h, 02 december Beantwoorden

    Dag Saskia,

    Je artikel is enorm herkenbaar voor mij. Ik word overigens altijd heel boos als mensen een procedure niet volgen. Regels zijn regels, hou je er dan ook aan. Ze zijn daar vaak omwille van een reden. Hoewel het zeker niet slecht is om regels in vraag te stellen.

    Ik zie vaak een betere en logischer manier van werken. Of een manier die minder fouten met zich meebrengt. En ik kan meestal niet begrijpen dat anderen dit niet zien. Het is toch logischer zo. Ik krijg echter al heel mijn leven de feedback dat ik omslachtig en onlogisch werk.

    Van achter naar voor werken is logischer. Als leerling deed ik dit al. Ik loste mijn algebravraagstukken op van achter naar voren.. En ik hoopte dat ik nooit aan het bord moest komen, want ik besefte dat dit niet de manier was om die vraagstukken op te lossen. Sinds kort weet ik dat het betrekkelijk makkelijker is voor mij om cijferreeksen van links naar rechts te lezen.

    • Saskia Smet
      Geplaatst op 15:33h, 02 december Beantwoorden

      Dank je wel voor je reactie. Fijn om te horen dat het herkenbaar voor je is. Ga zeker experimenteren met een aantal tips en pas ze aan zodat ze voor jou werken.

  • Femke
    Geplaatst op 00:01h, 01 december Beantwoorden

    Beste Saskia, ik ben de laatste tijd mij meer gaan verdiepen in het beelddenken en ik ben blij dat ik jouw mailtjes ontvang. Ik herken veel, ik zeg ook altijd ik ben een ‘brede’ denker die in de breedte verbindingen kan maken. Maar hoe moet ik dit vervolgens nou uitleggen. Dan schieten mij letterlijk woorden te kort. Ik werk sinds kort voor een leuke organisatie maar met vaak onduidelijke communicatie en onduidelijk structuren. Het word mij nu steeds duidelijker dat ik beter functioneer als ik snap waarom ik bepaalde opdrachten moet uitvoeren. Ik voelde mij wat dat betreft altijd wat dommig. En daardoor onzeker. Er valt voor mij veel op z’n plek. Super dank voor de informatie en handige tips.

    • Saskia Smet
      Geplaatst op 15:34h, 01 december Beantwoorden

      Dank je wel voor deze fijne reactie!
      Goed om te horen dat de tips en informatie je vooruit helpen.

  • Jan Verplancke
    Geplaatst op 09:35h, 12 november Beantwoorden

    Dag Saskia,

    het is treffend hoe processen en procedures ons beelddenkers meestal knellen in hun creativiteit. Maar toch schets je dat een goeie mix van de vrije denkmethode en processen eigenlijk een goed compromis is om een geslaagd huwelijk aan te gaan met de medewerkers en bedrijfscultuur.
    Voor de meer routinematige taken, waar een checklist zeker helpt om gefocused te blijven gebruik ik meestal een mindmap. Daarop zie je de taken die moeten gebeuren, kan je ze afchecken wanneer gedaan, maar verplicht je jezelf niet tot het volgen van exacte stappen… zolang alles maar gedaan is op de mindmap. Op die manier blijf je toch in je praktische (zij het chaotische) comfortzone en krijg je je taken gedaan.

    Blij dat ik numentum gevonden heb, zo kan ik mij beter in mijn vel voelen!
    Bedankt voor de tips!

Geef een reactie