+32 477 44 75 48 info@numentum.be
Selecteer een pagina

Hoe werk jij het liefst?

anders denken, visueel-ruimtelijke denkers, stappenplan, procedure, processen, structuur, sneller, efficiënter. Hoe werk jij het liefst?

 

Processen en procedures vastleggen

Nu streven organisaties ernaar om activiteiten zoveel mogelijk te beschrijven in processen en procedures.

Een stappenplan of procesbeschrijving geeft houvast om taken te herhalen, om sneller en efficiënter te werken, kwaliteit beter te borgen, taken kunnen door verschillende personen op exact dezelfde manier uitgevoerd worden, enz.

Er zijn ook nadelen aan vastleggen: soms worden activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan zonder dat iemand dit ooit in vraag gaat stellen.

 

Een voorbeeld:

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van overgrootmoeder.
Het meisje vertelt het familierecept aan haar vriend. Het gaat als volgt: “Neem een rosbief van 1 kg. Snij aan beide kanten een stukje af, alvorens je de rosbief in de ovenschotel zet. Braad de rosbief in de oven.”
Verwonderd vraagt de vriend: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?”; Waarop zijn vriendin en haar moeder hem het antwoord schuldig moeten blijven.
Bij het horen van dit verhaal, moet overgrootmoeder hartelijk lachen: “Toen ik leerde koken, was mijn braadslede te klein voor een rosbief van 1kg en dus sneed ik er 2 stukken af zodat de rosbief er wel in kon. Ik wist helemaal niet dat jullie dat nog steeds doen!”

 

Numentum familie recept rosbief

 

Geen vastgelegde structuren

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat activiteiten veel sneller kunnen uitgevoerd worden.

Geen vaste processen of procedures volgen, leidt dikwijls ook tot chaotisch werken: snel afgeleid zijn door allerhande externe factoren, afdwalen, kans om stappen over het hoofd zien, enz.

Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze goed om tot nieuwe ideeën te komen. Voor dagelijkse taken is zonder stappenplan werken waarschijnlijk minder efficiënt.

AndersDenken, Beelddenkers of visueel-ruimtelijke denkers, zijn veel gevoeliger voor afleiding. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen.

Stel dat een van je medewerkers een uitgesproken voorkeur heeft voor beelddenken.
Het is lastig om deze persoon te motiveren om de stap voor stap een proces te volgen omdat dit tegen hun natuur in gaat: ze zien eerst het eindresultaat voor ogen en gaan dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat kunnen komen. (zie deel 7)

In veel organisaties zijn procedures niet altijd up to date of maken de medewerkers voor zichzelf aanpassingen om makkelijker te kunnen werken. Deze elementen geven een beelddenker extra stress.

 

Numentum toegangspasEen voorbeeld:


Ik had een opdracht bij een grote organisatie. Ik werkte buiten de kantooruren op verschillende locaties. De centrale dienst gaf me de veiligheidsprocedure die ik diende te volgen om overal toegang te krijgen. De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig.
Wat bleek?
Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan. In elke vestiging verliep het toegangsproces anders. Ongeschreven regels die in sommige gevallen afhingen van de medewerker achter de toegangsbalie.
Er was absoluut geen lijn in te trekken en telkens maakte ik fouten. Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

 

Geen of wel vastgelegde processen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen. In organisaties is het ook niet altijd mogelijk om iedereen zijn “unieke” werkwijze te laten ontwikkelen.

Anderzijds, als je als beelddenker een aantal taken hebt die steeds terugkomen, kan een handige en overzichtelijke checklijst je helpen. Beelddenkers houden meestal ook niet van routine taken. Kan je met je checklijst sneller en efficiënter doorwerken, dan heb je meer tijd over voor taken die je wel boeien. Een 2de voordeel om toch soms een checklijst te gebruiken.

 

Ruimte om zowel een vastgelegd proces of een eigen werkmethode te volgen?

Stel dat je op je werk alle ruimte krijgt om te kiezen: ofwel via het geijkte stappenproces ofwel via een eigen werkmethode.

Voor iedereen die de 2de methode verkiest, zijn volgende afspraken van bij de start noodzakelijk om wrevel en discussies voorkomen:

  1. Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
  2. Definieer het kader waarbinnen je de oplossing of methode mag zoeken.

 

Een voorbeeld:

Ons eindresultaat is een schilderij op doek met een metalen omlijsting.
In dit geval is het werkveld of kader waarbinnen gewerkt dient te worden het doek.
De grootte en het materiaal van het doek, zijn vanaf de start bekend.
Het “wat” is bepaald.
Het “hoe” of de weg er naartoe, ligt open. Het werkkader is wel gedefinieerd.

 

Conclusie:

Vastleggen in processen of werken binnen een bepaald kader naar een omschreven doel, er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen.
Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je voorkeur.

Wil je je eigen methodes eens in vraag stellen? Omschrijf duidelijk het eindresultaat, definieer het kader en laat een beelddenker een werkwijze bedenken.

 

Wil je graag reageren op deze tip?

Voel je vrij om dit hier te doen !

 

Het laatste deel in deze reeks 7 gezichten van Anders Denken (deel7): Hoe pak je problemen aan?

 

Dit artikel is geschreven door Saskia Smet

bron afbeeldingen: Pixabay