Selecteer een pagina

Hoe een project voorstelling aanpakken als je sneller denkt dan praat?

Ondanks het feit dat beelddenkers of multi-getalenteerde bruggenbouwers eindeloos nieuwsgierig en uitermate geïnteresseerd zijn in jouw probleem, is het lastig om naar hun oplossingsvoorstellen te blijven luisteren. Hoewel het razend snelle denkers zijn, kunnen ze bij een project voorstelling tergend langzaam spreken: Hun verhaal zit vol ongestructureerde informatie, waardoor je geduldig dient te wachten en te blijven luisteren tot de context duidelijker wordt.
Dit werk frustrerend maar hoe komt dit?


Snelle denker, trage prater? Hoe pak je dan het verdedigen van een voorstel aan?

Het zijn nieuwsgierige vragenstellers die je de oren van het hoofd vragen wanneer je hen een opdracht toevertrouwt. Op elk moment lijkt de waarom-vraag het enige waar ze mee bezig zijn:

  • Waarom is dit zo?
  • Waarom doen we dit zo?
  • Waarom moet dit zo gedaan worden?
  • Waarom willen we dat dit naar daar loopt?

Beelddenkers zijn razend snelle denkers waardoor het lijkt alsof ze constant van de hak op de tak springen. Omdat de gedachtensprongen in hun hoofd zo snel gaan, is het onbegonnen werk om elke sprong uit te leggen aan hun medewerkers, collega’s of leidinggevenden. 

Beeldenkers mogen dan wel snelle denkers zijn, de woorden om hun denkproces uit te leggen, komen veel trager. Dat zijn momenten waarop ze zo tergend langzaam gaan spreken dat je als luisteraar alles zou willen doen om dit te versnellen.


Een paradox?

Hoe komt het dat zo’n snelle denker op het moment dat hij zijn idee of project dient toe te lichten, niet uit zijn woorden geraakt?

Beelden, associaties en verbindingen schieten met een snelheid van 32 “beelden” per seconde door hun hoofd. De juiste woorden die weergeven wat ze zien, komen maar met een snelheid van 2 woorden per seconde.

Op het moment dat ze het juiste woord gevonden hebben, is het denkproces in hun hoofd alweer een paar stappen verder. Wat ze op dat moment vertellen, klopt al niet meer met wat er zich in hun brein afspeelt. 

Het tempo tijdens een project voorstelling, kan zo enorm vertragen dat je als luisteraar ongeduldig wordt omdat je dit ervaart alsof je het nu nog niet mag horen. Sommige luisteraars beginnen dan wat ze verstaan hebben samen te vatten. Ze vullen aan vanuit hun eigen perspectief zodat ze verder kunnen gaan.

Helaas gaan hierdoor heel veel elementen en facetten die het idee of concept zo uniek maken verloren. De rijke fantasie en beleving van de beelddenker, komen hierdoor niet meer tot uiting.

Dit veroorzaakt onbegrip, frustratie en veel miscommunicatie bij de persoon zelf en de luisteraar.


Hoe stel je een verslag voor?


Waarom is het vinden van de juiste woorden zo belangrijk?

Wil een beelddenker je echter vertellen wat hij ziet, dan is het lastig om snel de juiste woorden te vinden:

  • Woorden die structuur aanbrengen in zijn verhaal.
  • Woorden die de juiste nuances leggen zodat wat hij je wil vertellen ook duidelijk is en zo realistisch mogelijk het beeld beschrijft.

De beelddenker ziet en voelt het geheel. Hij wil dit gevoel en de bijhorende emotie met je delen om het zo waarheidsgetrouw mogelijk over te brengen. Waarom iets zus of zo georganiseerd is of aanwezig van bepaalde elementen in hun ontwerp of project toelichten.


Status update presenteren aan de hand van een flow chart


Een status update geven in de praktijk.

In de organisatie waar ik vroeger werkte, kreeg je 10 minuten om de voortgang van je project maandelijks toe te lichten aan de directie. Voorbereiding is in dit geval voor iedereen cruciaal, maar voor een beelddenker absoluut noodzakelijk ook al zit het overzichtsbeeld duidelijk in je hoofd.

Ben je een beelddenker, dan is het goed dit voor te bereiden aan de hand van een mindmap, flow chart of tekening op 1 bladzijde. Kortom een beeld wat de essentie of de kern van je verhaal weergeeft. Laat voor de presentatie alle overbodige details weg. Dit overzichtsbeeld geeft jou de nodige houvast om alle elementen die je dient te bespreken toe te lichten.

Krijg je ondertussen vragen waardoor je een andere volgorde dient te volgen? Geen probleem, je voorbereiding brengt je steeds terug naar je basisstructuur. Je kan ook in 1 oogopslag zien of je wel degelijk alles besproken hebt.

Door vooraf structuur aan te brengen in je gedachten voorkom je dat je al te veel gaat afwijken. Omdat je luisteraars op dat moment niet geïnteresseerd zijn in alle uitweidingen over het onderwerp.

Voor jou is de volgorde van het bespreken van de verschillende punten totaal onbelangrijk.

Als jij steeds terugkeert naar het beeld uit je voorbereiding, creëert dit voor je luisteraars rust. Het geeft hen de mogelijkheid om je presentatie te volgen, ook al leg je het geheel niet lineair uit zoals de meeste van je collega’s verkiezen te werken. Je houdt hun aandacht vast omdat er duidelijkheid en structuur in je voorstel zit.

Lees hoe je een situatie schets in 1 beeld kan vastleggen


Hoe stel je een verslag voor?

Voor een van mijn klanten diende ik verslag uit te brengen over een doorlichting van de organisatie. Ik voerde een onderzoek om te kijken of de organisatie klaar was om de volgende stap te zetten in een verbetertraject.

De voorstelling van mijn bevindingen zou gebeuren tijdens de lunchvergadering van de directie zonder  formele presentatie.

Aan de hand van de mindmap die ik vooraf van het verslag maakte, lukte het mij om alle elementen van het rapport te bespreken. En kort en bondig te antwoorden op het spervuur van vragen van de directieleden. Je voorbereiding is cruciaal om de kern van je boodschap voor jezelf vooraf duidelijk en bondig samengevat te krijgen.

Dit werkt enkel, als je heel goed voorbereid bent. Indien je dit los voor de vuist weg moet doen, ga je als beelddenker meestal de mist in.


Waar loopt het mis?

  • Ofwel ga je veel te veel uitweiden over bepaalde details, waardoor je publiek geïrriteerd afhaakt;
  • Ofwel ga je slechts een deel van je bevindingen presenteren. Je volledige rapport komt dan totaal niet overeen met je presentatie.


mindmap om een audit verslag toe te lichten


Hoe zorg je als multi-getalenteerde bruggenbouwer voor geïnteresseerde luisteraars?

Zorg er voor dat je de tijd krijgt om dit soort opdrachten goed te kunnen voorbereiden. Het is belangrijk dat je voor jezelf een goed overzichtsbeeld hebt waarmee je voor je toehoorders structuur aanbrengt in je betoog.

Ga hiermee experimenteren tot je voor jezelf de juiste vorm te pakken hebt.


7 stressfactoren voor multi-getalenteerde bruggenbouwers

Het verwerken van informatie, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

De volgende stressfactor in deze reeks : tijd beleving

Herkenbaar?
Fijn om je commentaar hieronder achter te laten !


Meer weten?

De basis waarvan begeleidingstrajecten van Numentum vertrekken, is bewustwording van de onderlinge verschillen tussen mensen en de meerwaarde die je hiermee voor teams kan creëren!


Geef je zelfvertrouwen een stevige boost. Leer om zelfzeker elk gesprek aan te gaan zodat je samen met je team, je collega’s, klanten of leveranciers voluit kan inzetten op de best mogelijke samenwerking. Zodat het werkplezier en de onderlinge verbinding in de groep groeit, efficiëntie en productiviteit toenemen. Waardoor er minder ruimte blijft voor ergernis en frustratie. Daar wil ik jou mee helpen.

Start nu en vraag direct een kennismakingsgesprek aan.


Saskia Smet is de auteur van dit artikel.
Saskia werkt met creatieve en innovatieve ondernemers en leidinggevenden.
Ze creëert rust en vergroot het zelfvertrouwen zodat ze de positieve invloeden ontdekken van efficiëntere communicatie om verbindend samen te werken met hun team, collega’s, klanten en leveranciers.
Het resultaat is vermindering van stress en frustratie waardoor het werkplezier toeneemt, de productiviteit stijgt en de efficiëntie verhoogt.


Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 2 juni 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten uit de praktijk ervaring. De laatste update gebeurde op 29 juli 2019.



Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay

Vorige

Volgende

14 Reacties

  1. jim

    beste saskia,
    het gebeurt me vaker dat ik tv kijk met een half oog en in mijn gedachten een project uitwerk, en m’n vrouw iets vraagt of zegt en ik antwoord met iets dat er totaal naast zit. maar als ik voor ouderavond op school een idee voorbereid heb dan heb ik geen geheugensteun nodig, dan komt alles met beeld en klank omdat de voorbereiding ook in beeld is en ik die film gewoon afspeel. en dan hoef ik gewoon maar te vertellen wat ik zie. enkel als ik onverwacht het vuur aan de schenen krijg val ik door de mand.
    zoals datums vastleggen en aspraken regelen daar heb ik een hekel aan omdat ik vroeger ook al gewoon leefde van dag tot dag en enkel mijn circuitdagen moest plannen, en soms werd ik boos omdat ik voor voldongen feiten gezet werd maar ja, wat doe je met iemand die altijd antwoord,(kweenie pfff ja zal wel, kan ik nu nog niet zeggen) dat moet voor mijn omgeving ook niet makkelijk zijn geweest.
    toch bedankt voor jou advies
    mvg jim

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Graag gedaan Jim. Fijn om te horen dat het je verder helpt !

      Antwoord
  2. Pittevils Gina

    Ik weet al jaren dat ik “mondelinge voorstellingen” (= speach, mondeling examen, voorstelling project…) goed moet voorbereiden, mijn gedachten ordenen, de essentie eruit halen. Als ik dit doe dan loopt het goed, als ik het niet doe blokkeer ik na enkele tellen: van faalangst kan ik geen woord meer uitbrengen, dat is me al enkele malen overkomen. Nu besef ik dat dit niet is omdat ik te weinig weet maar juist omdat ik te veel weet en mijn kennis vooraf niet geordend werd. Bedankt voor het inzicht, ik blijf er aan werken ook al zal ik het minder nodig hebben daar ik stop met werken.

    Antwoord
  3. Linda

    Beste Saskia en andere geinteresseerde,

    Een presentatie voorbereiden vraagt ook bij mij inderdaad veel voorbereiding. Ik gebruik dan veel steekwoorden en verbind deze steeds aan de kern. Ik speel de presentatie tijdens de voorbereiding steeds opnieuw compleet af in mijn hoofd. In princiepe kan ik dan uiteindelijk het hele verhaal goed en geordend vertellen.
    Maar zoals ik hierboven lees is het inderdaad erg lastig om tijdens mijn verhaal vragen te beantwoorden. Ik moet daarna dan weer terug naar waar ik gebleven was en dat is erg lastig. Dat is een stress moment en dan kan ik blokkeren. Soms lukt het wel, dan probeer ik heel rustig te blijven en een stukje te herhalen zodat ik weer terug kom in mijn voorbereide verhaal.
    Ik heb alleen ervaring met presentaties geven tijdens de studie, maar vind het wel leuk om te doen. Dit komt omdat ik vaak tehoren heb gekregen dat ik het zo lekker kort en bondig kan vertellen. Dit vinden mensen vaak fijn, omdat ze er zelf niet zo goed in zijn.

    Wat ik toch ook nog even wil benoemen is, is dat het voor mij vaak erg vervelend is om naar een langdradig verhaal te moeten luisteren. Ik trek dit vaak slecht en irriteer me dan. Het vraagt veel concentratie. Als ik geen pen en papier heb dan onthou ik enkel de kern van het verhaal en de rest vaak niet. Ik heb tijden zo’n verhaal ontzettend veel vragen, ik stel ze het liefst direct, maar omdat mijn vragen vaak zo complex zijn, levert dat weer irritaties op bij andere. Dus dan komt aanpassen weer om de hoek kijken en word je niet gezien 🙁

    Mij lijkt het het beste om aan te geven dat vragen pas achteraf gesteld moeten worden. Het is en blijft een lastig puntje, om direct een goed doordacht antwoord terug geven. Meestal heb ik pas later mijn goede doordachte antwoord klaar, maar dan is het feestje alweer achter de rug.
    Kort en bondig informatie overbrengen dat gaat mij eigenlijk best goed af. Het is meer de inhoudelijke, doordachte en uitgewekte versie van gedachten die het mij lastig maken.

    Openheid met andere hierover is erg belangrijk.

    Groetjes Linda

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dag Linda,
      Dank voor de aanvulling.
      Zelf gebruik ik pen en papier om mijn vragen te noteren, zodat ik de spreker niet hoef te onderbreken, ik met al mijn aandacht kan blijven luisteren en vooral mijn vraag niet kan vergeten.

      Antwoord
  4. Anneke Mak

    Dit is super herkenbaar! Mijn huisgenoot vindt het wel eens vervelend dat ik zo nieuwsgierig ben en soms voelen mensen zich door mij geintervieuwd tijdens en gezellig avondje…
    Verder gaf ik tot vorige week scheikunde les op een middelbare school. Ik ben inmiddels gestopt met de opleiding en het lesgeven omdat de voorbereiding zoveel tijd kost. Ik had er vaak genoeg niet genoeg tijd voor en dan was het voor de leerlingen vaak erg lastig om mijn verhaal te volgen.. Ik ging ook altijd de zijpaden op wanneer er vragen werden gesteld en zag steeds meer op tegen de lessen; waarin ik ook nog eens telkens allemaal kleine foutjes maakten die mijn geloofwaardigheid als docent aantastten. Dat samen met het feit dat ik rekenen niet voor de klas kan en alleen maar tergend traag, maakt dat ik 5vwo op een gegeven moment geen les meer mocht geven.
    Ik merk dat ik me vaak opgejut voel om wel snel te praten en neem dan niet de tijd om dingen juist te verwoorden. Dat brengt chaos en vaagheid. Ik heb als voornemen om meer rust te gaan nemen voor mezelf. Dit merk ik ook in snel ja zeggen op uitleg die ik niet begrijp. Dan denk ik, er wordt nu snel antwoord verwacht, later denk ik er wel even goed over. Ik herken daarin ook het verhaal van Jim. Laatst nog vroeg iemand wanneer het me uitkwam om mijn schaatsen te slijpen en dan gaat er gewoon een automatische reply aan zeg maar wanneer het jou uitkomt, dan laat ik wel weten of dat kan…
    Ik ben er nog maar kort achter dat ik waarschijnlijk beelddenker ben en ben heel erg geholpen met je verhalen en tips!! Heel erg fijn!! Dankjewel!

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dag Anneke, fijn om je reactie te lezen.
      Ik hoop dat je hier veel tips voor jezelf kan vinden om meer rust en minder stress te ervaren !

      Antwoord
  5. Marc

    Het is allemaal heel herkenbaar voor mij. Ben er eigenlijk pas een paar weken erachter dat ik beelddenker ben. Op mijn 49e wordt veel duidelijk!!! Dankjewel voor alle informatie. Voor mij geldt ook dat als ik een presentatie goed voorbereid en ik goed op de hoogte ben van de inhoud dit tegenwoordig geen probleem meer is. Speechen zonder of heel korte voorbereding is echter nog zeer moeilijk. Hoe gaan jullie daarmee om?

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor je reactie! Heel herkenbaar.
      Wat mij betreft is mijn presentatie mijn structuur: de slides geven mij een kader waarbinnen ik op het moment zelf de inhoud kan invullen en eventueel afwijken door bijvoorbeeld in te gaan op ene vraag van iemand; de slides helpen mij dan om telkens de draad terug opnemen en mijn verhaal verstaanbaar te laten blijven. Goed voorbereiden en de inhoud goed in je vingers hebben, is inderdaad cruciaal.

      Zonder of met weinig voorbereiding is het vaak lastig om te voorkomen dat het een chaotisch verhaal wordt. Een paar suggesties: “Tijd” kopen is soms een optie; bewust trager praten (en vertellen dat je naar de juiste woorden zoekt), helpt dan weer in andere situaties; een ter plekke een kleine visuele schets (je hoeft hier niet voor te kunnen tekenen!) maken; …

      Trial en error door voor jezelf te experimenteren met tips van andere beelddenkers en echt uit te zoeken wat bij jouw situatie past.

      Antwoord
  6. peter

    ik gebruik al jaren de mind map om:
    1. me voor te bereiden op gesprekken en lezingen;
    2. aantekeningen te maken tijdens een gesprek, cursus of vergadering ed. voordeel is dat ik snel overzicht heb over wat er in de hele ochtend is gezegd;
    3. is voor mij een belangrijke stap bij het opstellen van documenten zoals memo’s, beleidsdocumenten en rapporten.

    ik heb altijd een aantal A# vellen en stiften bij me.

    tip: ik gebruik als eerste de gele post-its om snel associatief dingen te verzamelen. daarna plak ik ze in volgorde op mijn bureau voor bv. een planning. Daarna werk ik het uit met een mind map als voorbereiding op een document met woorden en een tijdbalk.

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor deze aanvulling uit de dagelijkse praktijk.

      Antwoord
  7. Miranda Contant

    Hallo Saskia,
    Voor mij werkt een mind map ave rechts… dan krijg ik te maken met faalangst… want vakjes niet groot genoeg..of slordig..ik ben dan meer met het tekenen bezig en dat vergt zoveel van mij dat ik niet eens meer weet wat ik nou in de mind map wilde zetten. nee dat is stressen. dan gewoon Kopje met gedachte streepjes onderelkaar, , met eventuele sub gedachte streepjes,. heel lineair dus. Zo maar een spreekbeurt houden gaat wel. Wat in mijn hoofd zit op papier krijgen dat kan ik niet. Dus die presentatie is het probleem niet, het verslag wel. en dan staat ook alles door elkaar.

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor deze persoonlijke toevoeging.
      Ik deel je mening dat mindmappen voor sommige beelddenkers niet DE oplossing is. Zelf herken ik dat ‘lineair gaan denken’ als ik bepaalde mindmap software gebruik die geen beelden toelaat en heel strak is. Als je alle regels van mindmappen strikt dient te volgen, dan zie ik ook veel beelddenkers afhaken ;-).

      Het is zoeken en experimenteren tot je de ideale manier voor jezelf als beelddenker hebt gevonden.
      Als het een manier van informatie verwerken is voor jezelf, kan dat perfect omdat het dan echt niet uitmaakt welk systeem je gebruikt. Zolang je zelf alles terugvindt.

      Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Download het gratis ebook: Samen aan het werk

5 Manieren om beter samen te werken met beelddenkers.

Download nu

Je aanmelding is goed ontvangen