Projectmanager, hoe motiveer jij teamleden om afspraken na te komen?

Projectmanager, hoe motiveer jij teamleden om afspraken na te komen?

projectmanager stuurt project team aan

Stuur jij als projectmanager mensen aan?

Dan stuur jij medewerkers van verschillende afdelingen aan?
Hoewel je geen team van medewerkers die aan jou rapporteren leidt, ben je regelmatig de verantwoordelijke of projectmanager van een groep. Allemaal medewerkers uit verschillende afdelingen of teams die samen aan een project werken.

 

Nieuwe producten in productie brengen

Laat ons als voorbeeld nemen een projectteam wat een nieuw product wat ontwikkeld is door de R&D afdeling, gaat binnen brengen in de fabriek waar het zal geproduceerd worden.

Dit team bestaat uit medewerkers van alle betrokken afdelingen. Ze zijn samengebracht om als groep hun schouders onder dit project te zetten. Iedereen heeft ook nog taken binnen de eigen afdeling of andere projecten.
Elk lid van het project team rapporteert aan het hoofd van zijn of haar afdeling. Ze rapporteren met een “dotted lijn” of stippellijn ook aan de projectmanager. Anders gezegd de projectleider stuurt deze medewerkers enkel aan wat betreft het project, maar operationeel rapporteert elke teamlid aan zijn of haar leidinggevende.

 

Stel dat de projectmanager een multi-getalenteerde bruggenbouwer is

Kijk terug naar het voorbeeld van het invoeren van een nieuw product in de fabriek van hiervoor. Deze multi-getalenteerde bruggenbouwer stuurt het projectteam aan. Zij zal gebruik maken van haar persoonlijk voorkeurstijl van leidinggeven:

In een project overleg geeft ze veel ruimte aan iedereen om input en ideeën te leveren. Hoewel het er gemoedelijk aan toegaat, probeert ze de meetings kort en bondig te houden.

Aan het schrijven van lange en gedetailleerde verslagen van de vergaderingen en te nemen acties, doet dit team niet mee. Als de taken worden verdeeld, knikt iedereen instemmend.

Op deze manier is er geen tijdverlies door het schrijven van een verslag dat niemand leest.
Wat zou je als projectmanager nog meer wensen?

Maar klopt dit beeld van het verhaal?

 

project team meeting

 

Hoe effectief en efficiënt is deze manier van werken in de praktijk?

  • Als er nergens iets genoteerd staat, pakt dan iedereen zijn of haar toegewezen acties ook daadwerkelijk op?
  • Hoe ga je snel en efficiënt de voortgang van de acties en dus ook het totale project opvolgen?
  • Weegt de tijdswinst, door op deze manier met het team te werken op tegen het ontbreken van een formele rapportage?
  • Kan je teamleden aanspreken op taken die niet afgewerkt geraken?

 

projectmanager project team acties opvolgen

 

Wat kan er mislopen?

Laat ons starten met te kijken naar de persoonlijke management of leiderschapsstijl van een multi-getalenteerde bruggenbouwer, de projectmanager in ons voorbeeld.

De meest natuurlijke manier van werken die past bij deze stijl van leidinggeven is om ideeën af te toetsen en acties te verdelen. Deze profielen werken graag informeel en houden niet van formele verslagen om alles gedetailleerd vast te leggen.

Ze gaan er vanuit dat iedereen zijn of haar taken voor zichzelf noteert en ze ook tegen de afgesproken datum zal afwerken. Zelf je verantwoordelijkheid opnemen en je afspraken nakomen, is wat zij van ieder teamlid verwachten.

 

Iedereen dezelfde voorkeur?

Alleen is dit niet de voorkeurstijl voor iedereen om geen formeel verslag te maken op het eind van een vergadering. De meeste mensen ervaren dit als “informele afspraken”. Afhankelijk van jouw persoonlijke voorkeurstijl, zal je hier anders mee omgaan.

Sommige teamleden zullen omwille van de sociale druk tijdens de vergadering, ja knikken als je hen een actiepunt toewijst. Ze zullen echter geen actie ondernemen als het hen ook niet formeel opgelegd wordt. Als ze bijvoorbeeld geen korte samenvatting van de besproken punten ontvangen met de overzichtslijst met alle acties, inclusief de persoon die eigenaar is en de datum van oplevering.
Heeft dit teamlid een operationele manager die wel met actielijsten werkt die systematisch gecontroleerd worden, dan is de neiging veel groter om eerst af te werken.

Anderen werken liever met “informele” afspraken die niet op papier staan. Het nadeel is dat als er niets op papier staat, niets hen belet om die “informele” afspraken te wijzigen als er nieuwe informatie beschikbaar komt. Dit hoort ook bij de natuurlijke stijl van deze profielen.

Dit is geen probleem als het over opdrachten gaat die je als medewerker zelf kan aanpassen. Je kan de wijziging doorvoeren zonder dat je de beslissing van iemand anders nodig hebt en zonder dat deze wijziging invloed heeft op anderen mensen.

Als dit invloed heeft op andere acties in het project, is dit een heel ander verhaal. In dit geval is deze werkwijze – direct aanpassen als nieuwe informatie beschikbaar komt – absoluut geen goede werkwijze omdat je de mogelijke negatieve gevolgen voor het project niet kan voorzien.

 

project team afspraken

 

Toch een formeel verslag en actielijst?

Voor beide groepen is het dus belangrijk – maar omwille van totaal verschillende redenen! – om toch een vorm van verslag en actielijst op te stellen op het eind van de vergadering.

En neen, je hoeft geen ellenlange verslagen te maken die niemand leest! Dat is inderdaad tijdverspilling zowel voor de verslagschrijver als voor de persoon.

Zoek in onderling overleg met je team of op basis van ieders behoefte naar het best passend formaat. Ook hier zullen de wensen en voorkeuren van de teamleden verschillend zijn:
Waar de ene medewerker nood heeft aan een samenvatting, inclusief alle details, zal een ander teamlid voldoende hebben aan een opsomming van acties, de actie verantwoordelijke en de opleverdatum.

Hoe zit het met het persoonlijk commitment of het opnemen van de verantwoordelijkheid van elk teamlid?
Ook in dit geval geldt: als het niet op papier staat, is het voor sommige mensen geen afgesproken activiteit.

 

projectmanager project team acties uitvoeren

 

Extra tip: Hoe de individuele verantwoordelijkheid aanspreken?

Reserveer de laatste 5 minuten van projectteam meeting om alle afgesproken acties samen te overlopen. Je kan de lijst van alle acties als teamleider kort overlopen.

Het is veel slimmer om elke aanwezig op de vergadering, zijn of haar actiepunten te laten overlopen. Door het luidop te herhalen, spreekt elk teamlid ten aanzien van de groep uit dat hij of zij deze punten gaat oppakken.

Bijkomend voordeel is dat je als projectmanager de persoon in zijn of haar woorden de taak hoort benoemen. Zo heb je nog een bijkomende controle dat de persoon de opdracht begrepen heeft.

 

Meer weten over de verschillen in voorkeurstijlen?

Maak een afspraak voor een communicatie scan met van Saskia van Numentum.

 

Dit artikel is geschreven door Saskia Smet.

Bron afbeeldingen: Pixabay & Numentum

 

Opmerking:

Andere benamingen om multi-getalenteerde bruggenbouwers te benoemen zijn onder andere: beelddenker, visueel-ruimtelijke denker, multi-potentialist, multi-talented, creatieve generalist, talent verbinder, getalenteerde connector, neo-generalist, renaissance man of vrouw, jack of all trades.

 

 

Geen reactie's

Geef een reactie