Selecteer een pagina

Hoe werk jij het liefst? Met of zonder vastgelegde werkprocessen?

De ene collega werkt graag volgens een vastgelegde procedure, terwijl de andere zich ergert aan opgelegde werkmethodes. Elk manier van werken heeft voor- en nadelen. Het heeft een grote impact op je motivatie en welbevinden op het werk.
Weet jij wat je als beelddenker of multi-getalenteerde bruggenbouwer verkiest? En weet jij ook waarom het tegenovergestelde je zoveel extra stress bezorgt?


Werkprocessen en werkprocedures vastleggen?

De meeste bedrijven en organisaties willen hun activiteiten zoveel mogelijk beschrijven in processen en procedures.

Een stappen plan of procesbeschrijving geeft houvast om:

  • taken te herhalen
  • sneller en efficiënter te werken
  • de kwaliteit beter te borgen of garanderen
  • taken door verschillende personen op exact dezelfde manier uit te laten voeren
  • enz.

Alle taken systematisch gaan vastleggen, heeft ook nadelen. Hierdoor kan het gebeuren dat activiteiten jaren op dezelfde manier gedaan worden zonder dat iemand dit ooit in vraag gaat stellen.


Tradities om in ere te houden: recepten uit grootmoeders tijd

In een familie wordt al jaren rosbief bereid volgens het recept van grootmoeder. De jongste telg van de familie legt vol trots het familie recept aan haar vriend uit.

Dit recept gaat als volgt: “Neem een rosbief van 1 kg. Snij aan beide kanten een stukje af alvorens je de rosbief in de ovenschotel legt. Braad de rosbief in de oven.”

Verwonderd vraagt de vriend haar: “Waarom moeten er 2 stukken van de rosbief gesneden worden?” Een vraag waarop zowel zijn vriendin als haar moeder hem het antwoord schuldig moeten blijven.

Bij het horen van dit verhaal, moet grootmoeder hartelijk lachen: “Toen ik leerde koken, waren de  braadsledes te klein voor een rosbief van 1kg. Mijn moeder leerde me om er 2 stukken af te snijden, zodat de rosbief er wel in paste. Ik wist helemaal niet dat jullie dat deze manier van werken nog steeds gebruiken!” …


beproefde werkmethodes


Wat als er geen vastgelegde processen zijn?

Beelddenkers zijn meesters om eigen werkmethodes te ontwikkelen zodat zij hun activiteiten veel sneller kunnen uitvoeren. Deze methodes schrijven ze zelden neer.

Het ontbreken van vaste processen of geen procedures volgen, leidt dikwijls tot chaotisch werken omdat:

  • je kan makkelijk afgeleid worden door allerhande externe factoren waardoor je gaat afdwalen
  • de kans bestaat om stappen over het hoofd zien

Voor creatieve of innovatieve processen is deze werkwijze goed om tot nieuwe ideeën te komen. Voor dagelijkse taken is zonder stappen plan werken waarschijnlijk minder efficiënt.

Beelddenkers of multi-getalenteerde bruggenbouwers, zijn van nature veel gevoeliger om afgeleid te worden door allerhande prikkels uit de omgeving. Bovendien vinden ze het lastig om procedures te volgen omdat vastgelegde werkprocessen je verplichten om stap voor stap of lineair te werken.

Een beelddenker komt door op een andere manier te werken tot hetzelfde resultaat. Ze zien eerst het eindresultaat voor ogen en gaan dan terugstappen om te kijken hoe ze tot dit resultaat kunnen komen.


Het is een alles of niets verhaal, een tussenweg bestaat niet

In veel organisaties zijn procedures niet altijd up to date met wat er in praktijk gebeurt. In sommige gevallen maken medewerkers voor zichzelf aanpassingen om makkelijker te kunnen werken.

Een procedure die niet klopt of de mogelijkheid om aanpassingen te maken, zijn elementen die elke beelddenker extra stress bezorgen:

  • ofwel moet je een procedure tot in het kleinste detail volgen
  • ofwel niet en dan heb je geen procedure nodig


Ongeschreven regels en aanpassingen

Een freelancer werkte in opdracht van een grote organisatie op meerdere van hun vestigingen.

De centrale dienst gaf de veiligheidsprocedure die hij diende te volgen om in elke vestiging toegang te krijgen. De toegangsprocedure was duidelijk maar zeer omslachtig en strikt gedocumenteerd.

Wat bleek in de realiteit?

Elke vestiging had zijn eigen ongeschreven aanpassingen gedaan. Om het proces te vereenvoudigen en praktisch werkbaar te houden waren de regels in elke vestiging anders. Bovendien hingen de ongeschreven regels in sommige gevallen af van de willekeur van de medewerker achter de toegangsbalie.

Een duidelijk lijn in het proces van de verschillende vestigingen was er absoluut niet. Telkens werd de freelancer terecht gewezen omdat hij elke keer dezelfde fouten maakten en de verkeerde documenten toonde. Het creëerde extra stress en frustratie omdat het opgelegde proces gewoon niet werkbaar was.

Het was ook geen optie om het probleem aan te kaarten bij de centrale diensten: De opmerking van een externe persoon die de centrale diensten durfde wijzen op een falend proces, werd weggelachen.

Er viel ook niets te bewijzen want nergens werd de freelancer de toegang geweigerd. Het koste hem elke keer wel nutteloos veel extra tijd en ergernis.


Geen of wel vastgelegde werkprocessen?

Het lijken wel 2 totaal tegenpolen. In bedrijven en organisaties is het onmogelijk om iedereen zijn “unieke” werkwijze te laten ontwikkelen.

Beelddenkers houden niet van routine taken. Ben je een beelddenker en heb je een aantal taken die steeds terugkomen dan kan een handige en overzichtelijke checklijst je helpen.

Met zo’n checklijst kan je sneller en efficiënter doorwerken, zodat je meer tijd overhoudt voor taken die je wel boeien. Een 2de voordeel om in sommige gevallen voor een checklijst te kiezen!


Hoe werk je het liefst als beelddenker?


Leg je als organisatie toch werkprocessen vast?

  • Zorg dan dat de werkbeschrijvingen kort en bondig zijn.
  • Maak regelmatig tijd om na te kijken of elke stap nog klopt.
  • Controleer ook of een procedure werkbaar is in de praktijk.


Hoe werk je het liefst als beelddenker?

In de ideale werkomgeving voor beelddenkers heb je de mogelijkheid om eigen werkmethodes te ontwikkelen en te gebruiken.

Goede en duidelijke afspraken zijn echter wel degelijk nodig om wrevel en discussies te voorkomen, zoals:

  • Leg vooraf duidelijk het eindresultaat vast: wat willen we bereiken?
  • Beschrijf het kader waarbinnen je de oplossing of methode mag zoeken.
  • Geef een opleverdatum. Leg het moment waarop je het resultaat wil zien vooraf vast.


Wat heeft een schilderij met werkprocessen te maken?

De oplossing van het probleem kan je als volgt omschrijven: Het eindresultaat is een schilderij op doek met een metalen omlijsting.

In dit geval is het werkveld of kader waarbinnen gewerkt dient te worden het doek van het schilderij. De grootte en het materiaal van het doek, zijn van bij de start vastgelegd.

Het “wat” is bepaald.
Het “hoe” of de weg er naartoe, ligt open.


Definieer het kader waarbinnen gewerkt mag worden.


Wil je je eigen werkmethodes eens in vraag stellen?

Omschrijf duidelijk het eindresultaat. Bepaal het kader en laat een beelddenker verbeteringen zoeken.

Deze persoon zal zich hier helemaal in kunnen uitleven. Vergeet zeker geen opleverdatum af te spreken bij de start. Anders blijven ze eindeloos verbeteren en veranderen!


Elke manier heeft voor- en nadelen

Er zijn medewerkers die behoefte hebben aan duidelijke werkbeschrijvingen die ze gewoon kunnen volgen. Zij houden er niet van om een eigen werkmethodes te ontwikkelen. Welke voorkeur medewerkers ook hebben, beiden zijn goed.

Alles vastleggen in processen of werken binnen een bepaald kader naar een omschreven doel, er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen.

Korte, duidelijke en accurate procedures helpen iedereen, ongeacht je persoonlijke voorkeur van werken.


7 stressfactoren voor multi-getalenteerde bruggenbouwers

Opgelegde procedures of systemen gebruiken, is een van de 7 stressfactoren waar multi-getalenteerde bruggenbouwers of beeldenkers regelmatig onbewust tegenaan lopen. Je vindt ze alle 7 kort beschreven in dit downloadbare overzicht (2 pagina’s).

De volgende stressfactor in deze reeks : manier om problemen aan te pakken


Meer weten?

De basis waarvan begeleidingstrajecten van Numentum vertrekken, is bewustwording van de onderlinge verschillen tussen mensen en de meerwaarde die je hiermee voor teams kan creëren!


Geef je zelfvertrouwen een stevige boost. Leer om zelfzeker elk gesprek aan te gaan zodat je samen met je team, je collega’s, klanten of leveranciers voluit kan inzetten op de best mogelijke samenwerking. Zodat het werkplezier en de onderlinge verbinding in de groep groeit, efficiëntie en productiviteit toenemen. Waardoor er minder ruimte blijft voor ergernis en frustratie. Daar wil ik jou mee helpen.

Start nu en vraag direct een kennismakingsgesprek aan.


Saskia Smet is de auteur van dit artikel.
Saskia werkt met creatieve en innovatieve ondernemers en leidinggevenden.
Ze creëert rust en vergroot het zelfvertrouwen zodat ze de positieve invloeden ontdekken van efficiëntere communicatie om verbindend samen te werken met hun team, collega’s, klanten en leveranciers.
Het resultaat is vermindering van stress en frustratie waardoor het werkplezier toeneemt, de productiviteit stijgt en de efficiëntie verhoogt.


Opmerking van de auteur:

Dit artikel verscheen voor het eerst op 28 februari 2013. Deze publicatie wordt regelmatig aangevuld met de laatste nieuwe inzichten uit de praktijk. De laatste update gebeurde op 19 augustus 2019.


Bron afbeeldingen: Numentum & Pixabay

Vorige

Volgende

8 Reacties

  1. Jan Verplancke

    Dag Saskia,

    het is treffend hoe processen en procedures ons beelddenkers meestal knellen in hun creativiteit. Maar toch schets je dat een goeie mix van de vrije denkmethode en processen eigenlijk een goed compromis is om een geslaagd huwelijk aan te gaan met de medewerkers en bedrijfscultuur.
    Voor de meer routinematige taken, waar een checklist zeker helpt om gefocused te blijven gebruik ik meestal een mindmap. Daarop zie je de taken die moeten gebeuren, kan je ze afchecken wanneer gedaan, maar verplicht je jezelf niet tot het volgen van exacte stappen… zolang alles maar gedaan is op de mindmap. Op die manier blijf je toch in je praktische (zij het chaotische) comfortzone en krijg je je taken gedaan.

    Blij dat ik numentum gevonden heb, zo kan ik mij beter in mijn vel voelen!
    Bedankt voor de tips!

    Antwoord
  2. Femke

    Beste Saskia, ik ben de laatste tijd mij meer gaan verdiepen in het beelddenken en ik ben blij dat ik jouw mailtjes ontvang. Ik herken veel, ik zeg ook altijd ik ben een ‘brede’ denker die in de breedte verbindingen kan maken. Maar hoe moet ik dit vervolgens nou uitleggen. Dan schieten mij letterlijk woorden te kort. Ik werk sinds kort voor een leuke organisatie maar met vaak onduidelijke communicatie en onduidelijk structuren. Het word mij nu steeds duidelijker dat ik beter functioneer als ik snap waarom ik bepaalde opdrachten moet uitvoeren. Ik voelde mij wat dat betreft altijd wat dommig. En daardoor onzeker. Er valt voor mij veel op z’n plek. Super dank voor de informatie en handige tips.

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor deze fijne reactie!
      Goed om te horen dat de tips en informatie je vooruit helpen.

      Antwoord
  3. Danielle Cobbaert

    Dag Saskia,

    Je artikel is enorm herkenbaar voor mij. Ik word overigens altijd heel boos als mensen een procedure niet volgen. Regels zijn regels, hou je er dan ook aan. Ze zijn daar vaak omwille van een reden. Hoewel het zeker niet slecht is om regels in vraag te stellen.

    Ik zie vaak een betere en logischer manier van werken. Of een manier die minder fouten met zich meebrengt. En ik kan meestal niet begrijpen dat anderen dit niet zien. Het is toch logischer zo. Ik krijg echter al heel mijn leven de feedback dat ik omslachtig en onlogisch werk.

    Van achter naar voor werken is logischer. Als leerling deed ik dit al. Ik loste mijn algebravraagstukken op van achter naar voren.. En ik hoopte dat ik nooit aan het bord moest komen, want ik besefte dat dit niet de manier was om die vraagstukken op te lossen. Sinds kort weet ik dat het betrekkelijk makkelijker is voor mij om cijferreeksen van links naar rechts te lezen.

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor je reactie. Fijn om te horen dat het herkenbaar voor je is. Ga zeker experimenteren met een aantal tips en pas ze aan zodat ze voor jou werken.

      Antwoord
  4. Sara Van Malderen

    Saskia,
    ik heb het moeilijk met het afwerken van een to do-lijstje met stappenplan voor een project. hoe pak jij dit aan? ik wil echt wel efficiënt werken, maar elke keer zie ik enkel verbeteringen en kom ik vaak niet toe aan het gewone afwerken van de taken die eerst gelanceerd moeten… best wel lastig in een drukke opstart van een eigen zaak…

    Antwoord
    • Saskia Smet

      Dank je wel voor je reactie, Sara.
      Dit is heel herkenbaar. Ik heb dit al een aantal keer opgenomen in een masterclass.

      Het is een complex probleem dat veroorzaakt wordt doordat
      1) we constant nieuwe ideeën of verbeteringen zien;
      2) we meestal minder goed zijn in het stap voor stap afwerken van ToDo lijstjes;
      3) om een idee uit te voeren of af te werken, moet je op een bepaald moment beslissen: “nu is het klaar (of goed genoeg)”; dit wil zeggen dat je aan de slag gaat om het stap voor stap uit te werken en geen wijzigingen of verbeteringen meer toelaat voor het project is afgerond.

      In dit artikel vind je een aantal tips die je op weg zetten:
      Wanneer is goed, goed genoeg om …?

      Succes!

      Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Download het gratis ebook: Samen aan het werk

5 Manieren om beter samen te werken met beelddenkers.

Download nu

Je aanmelding is goed ontvangen