4 tips voor afspraken en planning - de succesfactoren bij combi jobs

Haat liefde verhouding met tijd

Beelddenkers of multi talent leiders hebben een andere beleving van tijd.

Zelfs zonder combi- banen, rollen of functies zijn ze vaak minder sterk in tijdsbeheer of het maken en volgen van een planning:

• Hoelang gaat deze taak duren?
• Welke stappen zijn er nodig om dit af te werken?

Het blijft lastig om juist in te schatten.

Bijkomende uitdagingen versterken de uitdaging:

1) Perfectionisme

Beelddenkers zijn op school of vroegere werkervaringen vaker terechtgewezen omwille van hun aparte inzichten en andere manier van werken.

Als deze medewerkers zich thuis voelen in een team, dan zie je dat ze hun natuurlijke talenten gebruiken. Hun werktempo is hoog. 

Gevolg:

Als tegenreactie op de afwijzingan zijn ze de lat voor zichzelf heel hoog gaan leggen.
Zels al zijn de resultaten die ze neerzetten bovengemiddeld, zelf zullen ze vinden dat het net goed genoeg is.

2) Makkelijk afgeleid

Elke afleiding van routine taken is een kans op een leuke uitdaging.

Gevolg:

Afleiding gebruikt veel van je kostbare tijd waardoor je in tijdnood komen om je taken op tijd af te werken.

Combinatie jobs geen goed idee?

Is dat dan een reden om te beslissen dat combi-banen, -rollen en -functies ongeschikt zijn voor multi talent professionals?

Ook al zijn deze medewerkers minder sterk in planmatig werken en kan hun werkplanning makkelijk veranderen in chaos. Dit is absoluut geen reden om hier niet voor te kiezen.

Zoals in de vorige 4 artikelen in deze reeks aangehaald, is dit het enige minpunt.

• Dit ene nadeel weegt absoluut niet op tegen de voordelen van een combinatie job.
• Sterker nog zowel de medewerker zelf als het team heeft baat bij het combineren van rollen en functies binnen en/of buiten de eigen organisatie.
• Time management kwaliteiten ontwikkelen en goede afspraken voorkomen veel problemen

4 Tips voor goede afspraken en plannen

1) Afgebakende tijd voor elke combi-activiteit

Het is belangrijk om hier voldoende tijd aan te spenderen bij het opzetten van een combinatie job. Zonder afspraken krijg je chaos in jouw agenda en onvrede bij je collega’s en leidinggevende.

Waarom duidelijke afspraken?

Duidelijke afspraken bij de start maken het leven en werken voor alle betrokken partijen makkelijker:

• Collega’s weten wanneer ze een antwoord op een vraag kunnen verwachten. Het is immers logisch dat je vanop een andere werkplek niet altijd onmiddellijk zal kunnen antwoorden.
• Bij het plannen van vergaderingen of werkoverleg, helpt het om een moment te kiezen waarop je bij hun team aan het werk bent.
• Uiteraard zal voor medewerkers met een combi-job, het plannen van vakantie en afspraken rond opleidingen iets ingewikkelder worden.

Hoe ga je om met je tijdsindeling en planning?

Spreek duidelijk af welke dagen of uren gereserveerd zijn voor welke baan, functie of rol. Maak een strakke werkplanning op basis van de beschikbare tijd.

• Een strikte en duidelijke scheiding maakt het voor alle betrokken partijen makkelijker werkbaar.
• Als alles door elkaar loopt, gaat iedereen je constant lastig vallen. In deze omstandigheden zal jouw werkplanning, ondanks een strakke planning, totaal overhoop gehaald worden.

Dit wil niet zeggen dat er geen uitzonderingen kunnen gemaakt worden in geval van onvoorziene omstandigheden of overmacht!

2) Activiteiten plannen kan je leren

Ook als is plannen niet je favoriete bezigheid, jij bent zelf verantwoordelijke voor het ontwikkelen van je planningskwaliteiten.

Begin met het beter inschatten hoeveel tijd er nodig is om een taak of project af te werken.
In je hoofd gaat alles snel, in praktijk heb je voor de meeste taken meer tijd nodig dan je denkt.

Waarom aandacht voor je agenda?

Bij een overvolle agenda, gaan taken:

•  constant verschuiven;
• raken weinig taken afgewerkt op het afgesproken moment.

Hoe kan je dit oplossen?

1) Witruimte in je agenda

Voorzie elke week genoeg witruimte in je agenda. Plan niet elk vrij moment in je agenda vol met taken en afspraken.

De vrije ruimte kan je gebruiken als buffer-tijd: Loopt een taak uit of minder vlot dan gepland, dan gaat niet je hele agenda schuiven. Als alles begint te verschuiven, neemt de stress en werkdruk ook toe.

2) Meten is weten

In de begin periode zal je best regelmatig evalueren. Op het eind van de week terugblikken op de voorbije dagen:

• Wat liep goed?
• Waar maakte je een inschattingsfout?
• Waar zijn de gemaakte afspraken niet werkbaar in de praktijk?

Evalueren en bijsturen, helpen je om voor jezelf en andere betrokkene minder stress te creëren.

3) Concentreren op 1 taak

Multi talent leiders zijn medewerkers die van nature al meerdere activiteiten combineren. Door dit multitasken springt hun aandacht permanent van de ene naar de andere taak.

Waarom wil je dit veranderen?

Ook al lijkt multitasken efficient, in realiteit is het dat absoluut niet.

Je zal meer tijd nodig hebben om alle taken afgewerkt te krijgen omdat je na elke wissel dient uit te zoeken waar je gebleven was.

Hoe kan je dit oplossen?

Werk in tijdsblokken en sluit alle mogelijke afleidingen af gedurende die periode. Gebruik technieken zoals de Pomodoro techniek om taak per taak af te werken.

4) Afspraken makenen delegeren

In een team zijn beelddenkers profielen medewerkers die van veel verschillende zaken op hoogte zijn. Daarom spreken hun collega’s hen als eerste aan voor hulp of advies.

Neen zeggen tegen teamleden vinden ze lastig omdat ze loyaal willen zijn naar hun collega’s.

Waarom wil je dit veranderen?

Ook al vind je het fijn om mee te denken en collega’s op weg te zetten, besef dat jij hierdoor zelf in tijdnood komt om je opdrachten af te werken.

Daarnaast ontneem je je collega’s een kans om zelf verantwoordelijkheid te nemen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Ze weten immers dat jij een antwoord weet op elke uitdaging.

Hoe kan je dit oplossen?

Ben je de leidinggevende van een team?

• Reserveer vaste momenten in je agenda waarop collega’s vragen kunnen komen stellen. Dit zorgt voor duidelijkheid als je je leidinggevende rol combineert met andere functie.
• Help je team om te groeien zodat ze zelf meer verantwoordelijkheid kunnen opnemen. Als het op termijn evolueert naar een zelfsturend team, kunnen ze autonoom verder werken op de momenten dat je niet op de werkvloer aanwezig bent.
• Geef taken en verantwoordelijkheden door, zo laat je medewerkers groeien in hun carrière

Ben je een van de teamleden?

• Moedig je collega’s aan om zelf meer verantwoordelijkheid op te nemen.
• Laat ze eerst zelf op onderzoek gaan, voor ze bij jou aankloppen.
• Je kan anderen beter op weg zetten dan het volledig van hen over te nemen en hen de oplossing te geven.

Opmerking van de auteur: 

Dit artikel verscheen voor het eerst op 15 juli 2024.

Vergelijkbare omschrijvingen voor beelddenkers en aanverwante profielen vind je in dit overzicht.

Jouw meerwaarde zit in de extra beelddenkerskwaliteiten op de juiste manier te leren gebruiken! Beelddenken testen kan je op weg helpen. Zolang je aandacht, tijd en energie blijft stoppen in het bijwerken van je tekorten, heb je niets meer over voor het trainen van je talenten.

Als je geen rolmodellen of voorbeelden ziet, ontdek je nooit welke verschillende mogelijkheden er zijn om jouw unieke beelddenker talenten in te zetten op het werk.

Wil je weten hoe je beter omgaat met afspraken als beelddenker?

Stel je vraag via het contactformulier of neem contact op. Saskia bespreekt graag telefonisch de mogelijkheden met jou.

Bron afbeeldingen: Numentum & Drawify

15 juli 2024